Wirtualne biuro – czym jest i kto powinien z niego skorzystać?

Wirtualne biuro to usługa, która polega na outsourcingu obsługi biurowej, oraz udostępnieniu adresu do rejestracji działalności bez konieczności przebywania w danym miejscu przez przedsiębiorcę. Umożliwia to obniżenie kosztów prowadzenia firmy. Daje również możliwość założenia działalności gospodarczej w miejscach, które nie byłyby dostępne bez ponoszenia dużych nakładów finansowych.

Wirtualne biuro – co to?

Wielu przedsiębiorców nie potrzebuje fizycznie przebywać w jednym miejscu żeby prowadzić działalność. Polskie prawo nie przewiduje konieczności posiadania własnego lokalu. Jednak przy rejestracji działalności gospodarczej wymagane jest podanie adresu, pod którym firma będzie zarejestrowana. Usługa wirtualnego biura w podstawowym wariancie udostępnia przedsiębiorcy adres, pod którym może on zarejestrować działalność gospodarczą. Większość firm oferujących usługę wirtualnego biura oferuje również możliwość przesyłania w formie elektronicznej otrzymanej korespondencji jak również obsługę sekretariatu. Sprawia to, że wiele firm może posiadać adres np. w centrum dużego miasta zupełnie bez pojawiania się w nim.

W niektórych wirtualnych biurach istnieje możliwość wykupienia dodatkowo dostępu do przestrzeni biurowej czy konferencyjnej. Jeśli przedsiębiorca potrzebuje skorzystać z niej tylko kilka razy w miesiącu, nie ma potrzeby płacenia za wynajem przez cały miesiąc. Zapłacimy jedynie za godziny, w których przestrzeń coworkingowa będzie dla nas zarezerwowana.

Lokalizacja

Bardzo dużo firm oferujących usługę wirtualnego biura udostępnia adresy znajdujące się w ścisłych centrach miast lub przy dużych węzłach komunikacyjnych. Biuro dobrze skomunikowane z centrum miasta w znaczący sposób ułatwi w prosty sposób dojazd zarówno pracownikom firmy jak i kontrahentom. Powierzchnie biurowe w nowoczesnych budynkach w centrum miast są bardzo drogie. Skorzystanie z usług wirtualnego biura mieszczącego się w takim budynku znacząco obniży koszty prowadzenia działalności w tym miejscu, jednocześnie zapewniając przedsiębiorcy wizerunek profesjonalisty.
Należy również pamiętać, że adres pod którym zarejestrowana jest działalność przypisuje firmę do konkretnego Urzędu Skarbowego. W obecnych czasach większość spraw urzędowych można załatwić zdalnie np. poprzez profil zaufany. Warto jednak pamiętać o tym fakcie podczas wyboru konkretnego miejsca na prowadzenie działalności.

Optymalizacja podatkowa przy użyciu wirtualnego biura

Przedsiębiorcy wykorzystują również wirtualne biura do optymalizacji podatkowych. Nie każda osoba prowadząca działalność, musi ją rejestrować w naszym kraju. Dla części firm, korzystniejsze będzie np. zarejestrowanie spółki w wirtualnym biurze w Estonii, Wielkiej Brytanii czy Singapurze. Pozwoli to w legalny sposób na obniżenie płaconego podatku.
Również korzystanie z wirtualnego biura w naszym kraju może dać możliwość optymalizacji podatkowej np. poprzez zaliczenie opłaty za usługę do kosztów uzyskania przychodu.

Dla kogo przeznaczone jest wirtualne biuro?

Z usług wirtualnego biura może skorzystać każda osoba prowadząca działalność gospodarczą w Polsce. Usługi tego typu dostępne są na całym świecie, nie tylko w naszym kraju. Jeśli przedsiębiorca posiada konieczność zarejestrowania działalności np. na Manhattanie czy w londyńskim City, korzystając z wirtualnego biura może zrobić to za ułamek kwoty jaką kosztuje lokal w tych miejscach.

Korzystanie z wirtualnego biura jest szczególnie korzystne dla:

• przedsiębiorców,
• start-upów,
• osób pracujących zdalnie,
• freelancerów,
• copywriterów,
• headhunterów,
• niewielkich agencji marketingowych,
• sklepów internetowych,
• Osób które mieszkają za granicą, a chcą posiadać adres działalności w Polsce, jak również dla osób mieszkających w Polsce, które chcą prowadzić działalność za granicą.

Korzystanie z przestrzeni biurowej

Czasami może okazać się, że pracownicy firmy potrzebują fizycznie spotkać się z kontrahentami. Prowadzenie negocjacji biznesowych w prywatnym mieszkaniu czy w kawiarni nie należy to komfortowych, ani profesjonalnych. Niektóre wirtualne biura dają możliwość korzystania z przestrzeni biurowej na warunkach określonych w umowie, lub za dodatkową opłatą. Dzięki temu przedsiębiorca ma możliwość wynajęcia małej salki konferencyjnej na kilka godzin jeśli akurat danego dnia musi przeprowadzić kilka rozmów biznesowych. To dobre rozwiązanie również dla osób, które prowadzą szkolenia. Wynajem sali konferencyjnych zazwyczaj jest bardzo drogi. Korzystając z wirtualnego biura, będziemy mieli dostęp do sali szkoleniowych na korzystnych warunkach.

Czy jest legalne?

Część osób zastanawia się czy korzystanie z usług wirtualnego biura jest legalne. Według wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego II FSK 3549/13 czynności zarządcze, oraz działalność gospodarcza mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, w tym wykorzystując np. wirtualne biura. Oznacza to, że możliwe jest prowadzenie działalności pod dowolnym adresem jeśli podpisana zostanie stosowna umowa z wirtualnym biurem.

O czym pamiętać?

Przy podpisywaniu umowy na prowadzenie wirtualnego biura należy zwrócić uwagę na kilka rzeczy, które niedopilnowane mogą prowadzić do problemów w przyszłości.

Przed podpisaniem umowy należy sprawdzić usługodawcę wirtualnego biura. Firma powinna być zarejestrowana, a my powinniśmy mieć możliwość jej sprawdzenia. Ważne jest, żeby w momencie podpisania umowy mieć pewność, że usługa będzie mogła być świadczona przez długi czas. Rozwiązanie umowy, będzie skutkowało koniecznością zmiany danych adresowych firmy. Trzeba będzie dokonać ich w KRS, ZUS oraz GUS. Dodatkowo informacja taka musi dotrzeć do wszystkich kontrahentów. W przeciwnym wypadku dane na fakturach nie będą poprawne, a korespondencja nie dotrze pod właściwy adres. Cały proces jest skomplikowany, czasochłonny jak również wymaga nakładów finansowych. Dlatego bardzo ważne jest podpisanie długoterminowej umowy.

Korespondencja firmowa w wirtualnym biurze

Jeśli firma decyduje się aby pracownicy wirtualnego biura przesyłali tradycyjną korespondencję w formie skanów na maila musimy upewnić się w jaki sposób będzie to realizowane. Kluczowe są tutaj przede wszystkim terminy realizacji usługi. Czas na odpowiedź dla pism urzędowych jest liczony od dnia odbioru przesyłki. Jeśli przedsiębiorca nie otrzyma elektronicznej kopii w dniu dostarczeniu listu pod adres wirtualnego biura, będziemy posiadał mniej czasu na odpowiedź. W umowie można zawrzeć zapisy, o karach za brak przekazania korespondencji w określonym czasie.

Warto również dowiedzieć się kim są pracownicy, którzy będą obsługiwać wirtualne biuro. Będą oni w końcu mieli dostęp do całej korespondencji firmowej. Oczywiście stosowne zapisy o zachowaniu poufności wszystkich dokumentów muszą być zawarte w umowie o prowadzenie wirtualnego biura.

Kolejną istotną kwestią są godziny otwarcia biura. Ważne żeby było ono otwarte jak najdłużej, lub aby posiadało możliwość dostępu do przestrzeni wspólnej czy korespondencji np. poprzez posiadanie klucza z dostępem do określonych stref czy skrytek.